کمیته سمع شکایات

لایحه وظایف کمیته سمع شکایات

• رسیدگی به موقع به شکایات کارمندان .
• شناسای انهای که دربرابر کارمندان بی حرمتی میکنند.
• برخورد عادلانه در قضایا و شکایات مواصلت کرده .
• شناسای انهای که موجب ایجاد اخلال و بی نظمی در فضای اکادمیک پوهنتون میشود
• جلوگیری از هر نوع کردار و گفتار ناشی از اخلاق سوء.
• جلوگیری از برخورد های خلاف ارزش های اسلامی ، ملی و اکادمیک.
• تشخیص راه خلهای ممکن برای مشکلات و رسیدگی به شکایات.

طرزالعمل کمیته سمع شکایات

مادة اول: این طرزالعمل در روشنی مادة یکصدو سی و سوم قانون کار، فقره 4 مادة بیست و هشتم قانون کارکنان خدمات ملکی و راه کار رسیده گی به شکایات وزارت تحصیلات عالی وضع گردیده است.

هدف وضع

مادة دوم: این طرزالعمل به منظور نیل به اهداف ذیل، وضع گردیده است:

1. رسیدهگی به شکایات موجه محصلان، کارکنان و مراجعان پوهنتون .
2. تأمین شفافیت و حسابدهی در اجراآت کارکنان در قبال شهروندان.
3. تطبیق قانون و ترویج فرهنگ پاسخگویی.
4. رسیدهگی به اختلافات ناشی از کار میان کارکنان.
5. تأمین شرایط مساوي و برخورد مسئوولانه به خواستها و ضروریات قانونی محصلان، کارکنان و مراجعان

ساحۀ تطبیق

مادة سوم: این طرزالعمل در تمام واحد هاي داخلی پوهنتون شیرزی افغان و پوهنحی هاي مختلفه قابل تطبیق میباشد.

اصطلاحات

مادة چهارم: اصطلاحات آتی در این طرزالعمل مفاهیم ذیل را افاده میکند

1. شکایات: عبارت است از سند کتبی مبنی بر نارضایتی شخص از کیفیت، چگونگی عرضۀ خدمات، رفتار غیر اکادمیک و….
2. شکایت شونده: محصل، کارکن یا واحد اداري مربوط که علیه آنها رسمآ شکایت درج شده باشد؛
3. شاکی ( شکایت کننده): شخص حقیقی یا حقوقی که ارتکاب تخلف یا تخلفاتی را به شخصی و یا واحد اداري نسبت داده و کتبآ به مراجع مربوط اعلام و درخواست رسیده گی کرده باشد.
4. اسناد حمایوي: هر آن سندي کتبی، صوتی و تصویري که بتواند در بررسی ادعاي شکایت کننده کمک نماید.

جریان شکایات

مادة پنجم: راهکار رسیدهگی به شکایات شامل جریانهاي ذیل میگردد:

1. دریافت شکایات؛
2. رسیدهگی به شکایات.

چگونگی دریافت شکایات

مادة ششم: شکایات به شیوه هاي ذیل ارائه میگردد:

1. از طریق شماره خاص که بدین منظور فعال میگردد.
2. از طریق صندوق هاي شکایات.
3. از طریق ایمیل آدرس مخصوص که به منظور دریافت شکایات ایجاد میگردد.

یاد داشت: باز کردن، بررسی و رسیده گی به شکایت هاي صندوق هاي شکایات شیوة ویژه یی را خواستار است.

شکایات محصلان، کارکنان و مراجعان

مادة هفتم: محصلان، کارکنان و مراجعان پوهنتون شیرزی افغان و پوهنحی هاي مختلفه در چوکات قانون و در حالات ذیل میتوانند، شکایات خویش را درج نمایند:

1. محصلان:

الف) در صورتی که از طرف استاد، همصنفی و کارکنان پوهنتون برخورد غیر عادلانه، غیر اخلاقی و خلاف موازین اکادمیک صورت گرفته باشد.

ب) در صورتی که به شکایات محصل درشعبات مربوطه پوهنتون و پوهنحی ها توجه صورت نگرفته باشد.

• کارکنان:

الف) در صورتی که از طرف محصل، آمر یا همکار خویش و یا یکی از کارکنان پوهنتون یا پوهنحی مورد تبعیض و برخورد غیر عادلانه، غیر اخلاقی و غیر اکادمیک قرار گرفته باشد.

ب) در صورتی که شرایط کار براي کارکن، توسط اداره خلاف قانون وضع شده باشد.

• مراجعین

الف) در صورتی که کار مراجعین بدون عذر قانونی، توسط کارکنان پوهنتون و یا پوهنحی ها معطل و یا اجرا نشده باشد و یا برخورد غیر اخلاقی و غیراکادمیک صورت گرفته باشد.

ب) در صورتی که کارکنان پوهنتون از صلاحیت وظیفوي سوء استفاده کرده باشند و به سایر تخلفات قانونی دست زده باشند.

یاد داشت: شاکی مکلف است در فورم معلومات شاکی، شکایت خویش را توأم با ذکر هویت و شمارة تماس خویش و نیز با اسناد و شواهد مستدل ثبت نماید.

کمیتۀ بررسی شکایات

مادة هشتم: به منظور تنظیم، بررسی و رسیده گی به شکایات محصلان، کارکنان و مراجعان،کمیته یی به ترکیب ذیل تحت نظر رئیس پوهنحی ایجاد میگردد:

1. آمردیپارتمنت به حیث مسؤول کمیته؛
2. استادان کدر به حیث عضو؛
3. نماینده گان محصلان به حیث عضو.

یاد داشت 1: این کمیته ماه یک بار تشکیل جلسه میدهد.

وظایف کمیتۀ بررسی شکایات

مادة نهم: وظیفۀ منشی کمیته:

1. دریافت، ثبت و درجه بندي شکایات؛
2. انجام اقدامات اولیه براي رسیده گی به شکایات؛
3. فرستادن شکایات دریافت شده به مراجع ذیربط؛
4. با خبرسازي شاکی و طرف هاي آسیب دیده از نتایج بررسی.

مادة دهم: وظیفۀ مسؤول کمیته:

1. پیگیري، نظارت و مستندسازي؛
2. ارزیابی، نتیجه گیري و گزارشدهی

مادة یازدهم: وظایف اعضاي کمیته:

1. تشخیص راه حلهاي ممکن براي حل مشکلات و رسیده گی به مشکلات؛
2. اتخاذ تصمیم به شمول شاخصها و معیارهايکه تضمین کنندة تصامیم شفاف و عادلانه  باشد؛
3. هدایت دهی به نهادهاي مسؤول به خاطر تطبیق و عملی نمودن تصامیم؛
4. مشاهده از محل در صورت ضرورت.
5. ملاقات با شکایت کننده گان در صورت ضرورت.

رسیده گی به شکایات

مادة دوازدهم:

1. مسئول کمیته، شکایات وارده و اسناد ضمایم آن را در جلسه به کمیته پیشکش مینماید؛
2. کمیته شکایات وارده را بررسی ابتدایی نموده و بعد از توحید و مرور اسناد و شواهد مربوط، توأم با نظر مشورتی خویش به مسؤول کمیته ارائه می نماید. مسؤول کمیته در چوکات قانون هدایت لازم را مبنی به رسیده گی به شکایات از طریق مراجع ذیربط صادر مینماید؛
3. هرگاه شکایت برعلیه یکی از کارمندان پوهنحی مستند گردیده و از جملۀ تخلفات اداري باشد، مطابق به قانون با وي برخورد صورت می گیرد؛
4. در صورتی که شکایت مستند جنبۀ جرمی و قضایی داشته باشد، کمیته بعد از اخذ منظوري ریاست پوهنحی و سپس پوهنتون، قضیه را غرض پیگیري به نهادهاي عدلی و قضایی ارجاع مینماید؛
5. در صورت واضح نبودن شکایت و یا عدم موجودیت اسناد مستند و مستدل،کمیته میتواند از شخص شکایت کننده درخواست معلومات بیشتر نماید؛
6. اگر نتیجۀ بررسی قناعت شکایت کننده را فراهم نمی نماید شاکی میتواند، جهت بررسی مجدد، شکایت خویش را با اسناد و مدارك جدید درج نماید؛
7. شاکی در قبال شکایت خویش مسؤول میباشد. در صورتیکه شکایت وي مستند نبوده، منفعت جویانه و یا به منظور توهین و تحقیر محصل، کارمند و یا مسؤول اداره، تشخیص شود، با شخص ارائه کنندة شکایت از مجراي قانون برخورد میگردد؛
8. شکایات وارده توسط منشی کمیته در کتاب مخصوص ثبت و همراه با اسناد و ضمایم آن به طور محفوظ نگهداري میشود؛
9. تمام محصلان، کارمندان و واحدهاي اداري مربوط پوهنحی مکلف اند جهت رسیده گی به شکایات با کمیتۀ متذکره همکاري همیشه گی و همه جانبه داشته باشند،
10. کمیتۀ بررسی شکایات مکلف است تا تمام شکایات را به گونۀ مسلکی، بیطرفانه و همهجانبه  بررسی نموده و در اسرع وقت گزارش آنرا به مقام ریاست ارائه نماید.

نتیجۀ رسیده گی به شکایات

مادة سیزدهم:

1. کمیته، نتیجۀ رسیده گی به شکایات را، کتباً یا به گونۀ شفاهی، به اطلاع شاکی میرساند هویت شاکی و شخصی که از وي شکایت صورت گرفته است، محفوظ میباشد؛
2. رسیده گی به شکایات یک مرحله دارد. شاکی تنها در صورتی میتواند در عین موضوع شکایت دومی را درج نماید که براي اثبات ادعاي خویش اسناد و مدارك جدید و موثق ارائه نماید.

شیوه هاي آگاهی دهی

مادة چهاردهم: آموزش رسیده گی به شکایات

به خاطر تحقق و تطبیق مناسب و مؤثر میکانیزم رسیده گی به شکایات، تمام اعضاي بخش رسیده گی به شکایات آموزشهاي لازم را فرا خواهند گرفت. همچنان، آنها با راه هاي بهتر جمع آوري، درجه بندي و رسیده گی به شکایات آشنا خواهند شد. محصلان، کارکنان و مراجعین پیرامون راهکار رسیده گی به شکایات، از طریق رسانه هاي اجتماعی، تدویر ورکشاپها، نشر جزوه ها و برنامه هاي آگاهی دهی از سوي کمیتۀ بررسی شکایات در سطح پوهنتون آگاهی حاصل خواهند نمود.

طرز العمل باز نمودن صندوق شکایات

مادة پانزدهم: رسیدگی به شکایات محصلان از طریق صندوق شکایات

صندوق شکایات بر اساس پلان عملیاتی دیپارتمنت باز شده و تمام اسناد آن با حضور اعضاي کمیته و محصلان شامل کمیته برداشته می شود و در جلسه هر کدام شان مورد خوانش قرار گرفته و به سمع اعضاي کمیته رسانیده می شود . سپس اعضاي کمیته با بررسی ورقه هاي موجود در مورد موضوع, با توجه به لوایح و مقررات تصمیم گیري میکنند. نتایج بررسی صندوق شکایات در گزارش این کمیته درج خواهد شد.

قرار شرح فوق طرزالعمل کمیته سمع شکایات ترتیب مورخ  /     /  1401 طی پروتوکل نمبر (      ) شورای رهبری موسسه تحصیلات عالی شیرزی افغان تصویب گردید.

لیست اعضای کمیته سمع شکایات